إدارة الأرشيف والمتابعة
التعريف بالوحدة:
متابعة أرشفة جميع الكتب الصادرة والواردة من وإلى الهيئة على السجلات الخاصة مع توزيع البريد للإدارات والوحدات حسب موضوع الكتاب، والتدقيق على الكتب الصادرة من الهيئة وتوزيعها على الأجهزة الأمنية.
الهيكلية: -
- دائرة الأرشيف 2- دائرة المتابعة 3-دائرة الادخال والتدقيق
- قسم البريد أ. قسم المتابعة الخارجية أ. قسم الادخال
ب. قسم الأرشيف ب. قسم المتابعة الداخلية ب. قسم التدقيق
ج. قسم الذاتية
المهام الرئيسية : -
- أرشفة البريد الصادر والبريد الوارد، الكترونياً وورقياً.
- تفقد الأرشيف بشكل دوري لضمان حسن سير العمل .
- عمل خطة تطوير للنهوض بالأرشيف حسب تكنولوجيا العصر الحديث .
- إدخال البيانات والاوامر الإدارية الصادرة من الهيئة الكترونياً.
- تدقيق الكتب الصادرة من الهيئة للأجهزة الأمنية
- وضع ختم الأرشفة الالكترونية على المكاتبات المدخلة الكترونياً، وإعطائها رقم متسلسل.
- المحافظة على سرية المعلومات.
- استقبال جميع المكاتبات الرسمية الواردة من الأجهزة الأمنية.
- تنظيم حفظ السجلات والملفات (يدوي) و (الكتروني).
- متابعة البريد اليومي قبل وبعد الإجراء من حيث التصنيف والتوثيق والتوزيع.
